Σύντομη εισαγωγή: Αυτό είναι από τη σειρά των κορυφαίων κόλπων παραγωγικότητας – μικρές συμβουλές που είναι σχεδιασμένες να σε κάνουν πιο παραγωγικό. Στο τέλος της σειράς θα τα συνοψίσω όλα μαζί σε ένα άρθρο.

Κόλπο παραγωγικότητας #5: Απόφυγε τις συναντήσεις στη δουλειά. Όταν πρέπει να παρευρεθείς, κράτα τις σύντομες και αποτελεσματικές. Μισώ τις συναντήσεις στη δουλειά. Νομίζω το ίδιο και οι περισσότεροι, εκτός κι αν υπάρχει καφές και ντόνατς. Αλλά και πάλι, μια συνάντηση είναι μια ολόκληρη διαδικασία που πρέπει να βάλεις τον εαυτό σου για να βγάλεις μετά τα καλά σημεία από αυτή. Το θέμα είναι ότι οι περισσότεροι από εμάς μισούμε τις συναντήσεις, αλλά εξακολουθούμε να έχουμε τόσες πολλές.

Και αν ουσιαστικά αναλύσεις τις περισσότερες συναντήσεις, θα δεις ότι είναι μεγάλο χάσιμο χρόνου. Σε αυτή τη μια ώρα ή παραπάνω που καθόσουν στη συνάντηση, θα μπορούσες να έχεις κάνει τα δεκαπλάσια αν δούλευες μόνος σου. Το ίδιο και όλοι οι υπόλοιποι παρευρισκόμενοι, πράγμα που σημαίνει ότι η παραγωγικότητα που πάει χαμένη είναι τεράστια.

Υπάρχουν συναντήσεις που πηγαίνεις τακτικά, τις οποίες μπορείς να αποφύγεις? Αν νομίζεις ότι η απάντηση είναι όχι, σκέψου το λίγο ακόμα: ίσως σου έχουν πει ότι είναι υποχρεωτικό, αλλά είναι πολύ πιθανό αν επιχειρηματολογήσεις σωστά στο αφεντικό σου, να μη χρειαστεί να πας στη συνάντηση – δείξε του πόσα περισσότερα θα μπορούσες να έχεις ολοκληρώσει αν έλειπες από τη συνάντηση, και πως θα μπορούσες να είσαι ενήμερος για τα θέματα που συζητήθηκαν και να κάνεις ότι ζητείται από σένα, όλα στο 1/10 του χρόνου σου.

Θεωρώ το καλύτερο να πεις όχι στις συναντήσεις από πριν. Εγώ συνήθως λέω “Συγνώμη, δε θα μπορέσω. Είμαι φορτωμένος με ένα project”. Κι αυτό πάντα είναι αλήθεια. Πάντα έχω να ασχοληθώ με projects που είναι πιο σημαντικά από μια συνάντηση.

Τώρα, επειδή πιθανότατα δε θα μπορείς να αποφύγεις τις περισσότερες συναντήσεις, παρακάτω είναι κάποιες συμβουλές για να τις κάνεις πιο αποτελεσματικές:

Κάθε συνάντηση θα πρέπει να έχει μια ατζέντα. Οι παρευρισκόμενοι θα πρέπει να ξέρουν από πριν τι θα συζητηθεί, ώστε να είναι προετοιμασμένοι.

Η ατζέντα θα πρέπει να περιλαμβάνει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Αν δεν είναι στην ατζέντα από πριν, θα πρέπει να είναι το πρώτο θέμα που θα αναφέρεις στη συνάντηση, μόλις ξεκινήσει: τι θέλεις να πετύχεις με αυτή τη συνάντηση? Ποιος είναι ο σκοπός?

  1. Κράτησε σημειώσεις με τα σημαντικότερα σημεία, και δίπλα τους τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν. Σημείωσε τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν με βελάκια ή αστερίσκους ή κάτι τέτοιο, έτσι ώστε να μπορείς να τις δεις εύκολα με μια ματιά αργότερα.
  2. Κάνε μια ανακεφαλαίωση των επόμενων ενεργειών στο τέλος της συνάντησης. Όλοι πρέπει να φύγουν από τη συνάντηση γνωρίζοντας τις αποφάσεις που πάρθηκαν, και τι χρειάζεται να κάνει ο καθένας στη συνέχεια.
  3. Συγκέντρωσε αμέσως μετά τη συνάντηση όλες τις ενέργειες που προέκυψαν και γράψε τις στη λίστα με τα πράγματα που έχεις να κάνεις, για να μην τις ξεχάσεις.
  4. Αν έχεις κολλήσει σε μια εντελώς άχρηστη συνάντηση, πάρε μαζί το φάκελο σου με ότι άλλο υλικό έχεις να διαβάσεις. Μπορείς τουλάχιστον να εκμεταλλευτείς παραγωγικά αυτό το χρόνο, ξεπετώντας άλλα πράγματα που πρέπει να διαβάσεις ή να ελέγξεις. Μου αρέσει επίσης να αξιοποιώ αυτό το χρόνο για να κατεβάσω ιδέες ή να σχεδιάσω άλλα projects.

Η καλύτερη μακροπρόθεσμη στρατηγική είναι να πείσεις τους από πάνω σου ότι οι περισσότερες συναντήσεις είναι χάσιμο χρόνου, και οι συναντήσεις που τελικά γίνονται, πρέπει να είναι σύντομες και αποτελεσματικές. Ξέρω κάποιον που τοποθέτησε έναν πάγκο στην αίθουσα που κάνουν τις συναντήσεις τους, χωρίς σκαμπό. Αν κάποιος ήθελε να τον συναντήσει, έπρεπε να το κάνει στεκόμενος. Πραγματικά λειτουργούσε για να κρατά τις συναντήσεις σύντομες.

 

Top 10 κόλπα παραγωγικότητας

Δείτε επίσης: