Κάποιοι από εμάς έχουμε τόσο πυρετώδεις, χαοτικές, τρελαμένες μέρες που δεν έχουμε το χρόνο ούτε καν να σκεφτούμε την οργάνωση, τους στόχους, ή τις ρουτίνες. Όταν οι μέρες σου είναι τόσο τρελαμένες τότε είναι που πρέπει να πάρεις λίγο χρόνο για να κερδίσεις τον έλεγχο.

Είναι σημαντικό, για την ψυχική σου υγεία, την πνευματική σου υγεία, και την παραγωγικότητά σου. Πολύ απλά, δεν μπορείς να είσαι ιδιαίτερα παραγωγικός αν τρέχεις εδώ κι εκεί, σβήνεις φωτιές, και είσαι σούπερ αγχωμένος συνέχεια. Το να αφιερώσεις λίγο χρόνο για να αποκτήσεις αυτό τον έλεγχο, μπορεί να κάνει τη μεγαλύτερη διαφορά του κόσμου.

Να πως:

1. Πρώτα, βρες λίγο χρόνο για να πάρεις τον έλεγχο. Ναι, μπορεί να πάρει μία ή δύο ώρες. Ναι, μπορείς να τον βρεις αυτό το χρόνο. Κλείσε ένα ραντεβού στο ημερολόγιό σου. Αν πραγματικά, δεν μπορείς να βρεις με τίποτα το χρόνο μέσα στο ωράριο εργασίας σου, σήκω νωρίς το πρωί, ή κάντο ακριβώς μετά τη δουλειά. Μπορείς να τον βρεις αυτό το χρόνο αν πραγματικά προσπαθήσεις. Η πνευματική σου υγεία το απαιτεί.

2. Κάνε μια λίστα. Έχεις ήδη γραμμένες όλες τις δουλειές σου σε μια λίστα, ή και περισσότερες λίστες χωρισμένες ανά κατηγορία? Αν ναι, είσαι πολύ μπροστά. Αν όχι, αυτό θα πρέπει να είναι το πρώτο σου βήμα. Συγκέντρωσε όλα τα χαρτιά σου σε ένα φάκελο ή ένα κουτί που θα βάζεις όλα τα εισερχόμενα (ό,τι νέο σου έρχεται, συμπεριλαμβανομένων των post it, των τηλεφωνικών μηνυμάτων κτλ) και επεξεργάσου τα, γράφοντας σε μια λίστα τις ενέργειες που πρέπει να κάνεις (δες το 3 βήματα για ένα μόνιμα καθαρό γραφείο). Όπως κι αν κάνεις τη λίστα δεν έχει ιδιαίτερη σημασία σε αυτό το σημείο. Πάντως το να κάνεις μια λίστα με τις ενέργειές σου είναι ο πρώτος τρόπος για να τις θέσεις υπό έλεγχο.

3. Προγραμμάτισε τη μέρα σου. Όχι μόνο σήμερα, αλλά κάθε μέρα. Χρειάζεσαι κάποιο πρόγραμμα για να πάρεις τα πράγματα υπό έλεγχο. Προγραμμάτισε τις συνηθισμένες σου ενέργειες ανά χρονικά διαστήματα: emails, τηλεφωνήματα, συναντήσεις, επεξεργασία των εισερχομένων, χρόνος προγραμματισμού, γράψιμο κτλ. Προσπάθησε να έχεις τουλάχιστον 15-30 λεπτά στο ξεκίνημα κάθε ημέρας όταν προγραμματίζεις τη μέρα σου μέσα σε αυτά τα χρονικά διαστήματα. Αυτή η λίγη ώρα για να προγραμματίζεις την κάθε σου ημέρα είναι ένας απλός τρόπος να κερδίσεις τον έλεγχο. (Δες το Όρισε το Πιο Σημαντικό Πράγμα της ημέρας).

4. Σταμάτα να κάνεις όλες τις δουλειές μαζί. Αυτό είναι πιθανότατα που κάνει τη μέρα σου όλο και πιο τρελαμένη. Δεν μπορείς να έχεις τα λογικά σου αν ασχολείσαι με χίλια πράγματα τη φορά. Χώρια που ούτε παραγωγικός είσαι όταν λειτουργείς έτσι. Επικεντρώσου σε ένα πράγμα τη φορά (δες Πώς να μην κάνεις όλες τις δουλειές μαζί).

5. Έλεγξε τις εισερχόμενες επικοινωνίες. Δε σ’ αφήνουν οι άλλοι σε ησυχία? Πρέπει να είσαι δυναμικός και να απαιτήσεις τον έλεγχο του χρόνου σου. Ενημέρωσε τους άλλους πότε μπορούν να σε καλούν, ή πόσο συχνά μπορούν να περιμένουν απαντήσεις στα emails τους. Άσε τα μηνύματα και το chat. Κλείσε τις ειδοποιήσεις του email σου και έλεγχέ το μόνο μία φορά την ώρα, ή σε κάποια άλλη συχνότητα. Άφησε τις κλήσεις σου να πηγαίνουν στον τηλεφωνητή. Απλά δεν μπορείς να απαντάς αμέσως σε κάθε τηλεφώνημα στο κινητό σου, κάθε email, κάθε σελίδα, κάθε αίτημα που βρίσκεται στο γραφείο σου. Αν το κρίνεις απαραίτητο, βάλε ακουστικά. Να είσαι ξεκάθαρος και ευθύς με τους άλλους σχετικά με τη διαθεσιμότητά σου και τις ώρες που δεν μπορούν να σε διακόπτουν. Οι άλλοι μπορεί να μην είναι πάντα ευχαριστημένοι με αυτό, αλλά μετά από λίγο, θα αρχίσουν να σέβονται το χρόνο σου.

6. Κάνε μια ανασκόπηση της μέρας σου. Άφησε λίγη ώρα στο τέλος της ημέρας για μια ανασκόπηση σχετικά με το πώς τα πήγες, να σβήσεις από τη λίστα σου όσα έκανες σήμερα, να γράψεις στη λίστα σου νέα πράγματα που προέκυψαν, να βάλεις τα πράγματα πίσω στη θέση τους, να καθαρίσεις το γραφείο σου, και να προγραμματίσεις τι θα κάνεις αύριο. Φύγε ικανοποιημένος.

7. Όρισε ρουτίνες. Αυτές οι ρουτίνες είναι ο καλύτερος τρόπος για να νιώσεις ότι έχεις τον έλεγχο της ζωής σου. Έχω μια πρωινή ρουτίνα και μια βραδινή ρουτίνα στο σπίτι, κι επίσης στη δουλειά με βοηθά πολύ κάθε πρωί η ρουτίνα με το πιο σημαντικό πράγμα της ημέρας (συμπεριλαμβανομένου του βήματος 3) και στο τέλος της δουλειάς οι τελευταίες ενέργειες πριν φύγω (βήμα 6). Κάνε τις συνήθεια, και οι μέρες σου θα είναι πολύ λιγότερο αγχώδεις.

 

Δείτε επίσης: