Ένα από τα πράγματα που έμαθα σαν πρώην δημοσιογραφικός συντάκτης σε εφημερίδα, ήταν να επεξεργάζομαι βάναυσα το υλικό που είχα στα χέρια μου. Κόβεις όλα όσα δεν είναι απαραίτητα, και στο τέλος έχεις μία ιστορία με ακόμα καλύτερο νόημα.

Προτείνω ανεπιφύλακτα να επεξεργαστείς τη ζωή σου.

Το σημερινό Επεξεργάσου είναι για: το χώρο που δουλεύεις.

Αν είσαι στη δουλειά, ρίξε μια ματιά γύρω σου – πόσα πράγματα υπάρχουν στο γραφείο σου? Πόσα πράγματα είναι κρεμασμένα στους τοίχους? Πόσο φορτωμένο με εικονίδια είναι το desktop του υπολογιστή σου? Υπάρχουν σωροί από πράγματα γύρω από το γραφείο σου?

Όλα αυτά τα πράγματα είναι οπτικά εμπόδια, και όπως είμαστε πλάσματα που λειτουργούμε με την όραση, το μυαλό μας δε μας αφήνει να τα αγνοήσουμε. Τραβούν την προσοχή μας, και μας στρεσάρουν.

Η λύση: απλοποίησε, επεξεργάσου, ελαχιστοποίησε.

Στο δικό μου χώρο εργασίας, έχω ένα αρκετά μίνιμαλ και ξεκάθαρο στήσιμο. Την πρώτη μου μέρα στο γραφείο, ξεκρέμασα τα πάντα από τους τοίχους, πέρα από ένα όμορφο ημερολόγιο. Έχω ένα τρέι (μια θήκη) που συνήθως είναι άδειο (δες τα 3 βήματα για ένα μόνιμα καθαρό γραφείο), δυο φωτογραφίες της οικογένειας μου, ένα τηλέφωνο, ένα υπολογιστή κι ένα εκτυπωτή. Το desktop μου είναι πεντακάθαρο και έχει μόνο λίγα εικονίδια που αφορούν αυτό που δουλεύω αυτή τη στιγμή. Προσπαθώ να έχω μόνο ένα πρόγραμμα ανοιχτό κάθε φορά (εκτός κι αν περισσότερα από ένα είναι απολύτως απαραίτητα).

Είναι ένας χώρος παραγωγικός, χωρίς σαβούρα, χωρίς πράγματα που μου αποσπούν την προσοχή, και το προτείνω ανεπιφύλακτα σε όλους. Ο δικός σου χώρος μπορεί να έχει λίγα προσωπικά στοιχεία, για να δείχνει δικός σου, αλλά κατά βάση, θέλεις να μπορείς να εστιάσεις στη συγκεκριμένη δουλειά που κάνεις, διαφορετικά η μέρα σου στη δουλειά θα είναι πιο στρεσαρισμένη απ’ όσο χρειάζεται.

Μια γρήγορη σημείωση σχετικά με την παραγωγικότητα: Θα έπρεπε να γράψω άλλο κείμενο γι’ αυτό, αλλά να πω και τώρα πως όταν γράφω για παραγωγικότητα, δεν είναι ότι πιστεύω ότι πρέπει να είμαστε μηχανές. Ουσιαστικά, η γενικότερη στάση μου να χαλαρώσουμε τους ρυθμούς και να απλοποιήσουμε τα πράγματα δείχνει το αντίθετο. Παρολαυτά, η παραγωγικότητα είναι σημαντική, για μένα, γιατί αν μπορούμε να τελειώσουμε τη δουλειά μας σε πιο σύντομο χρονικό διάστημα, θα έχουμε περισσότερο χρόνο για εμάς, τις οικογένειες μας, και τους στόχους μας.

Ας επεξεργαστούμε το χώρο που δουλεύουμε και ας δημιουργήσουμε ένα απλό περιβάλλον:

  • Επεξεργάσου τους τοίχους σου. Κοίταξε όλα τα πράγματα στους τοίχους γύρω σου. Τι πραγματικά χρειάζεται να είναι εκεί πάνω? Πολύ πιθανόν, κανένα από αυτά. Βάζουμε πράγματα πάνω στους τοίχους για να θυμίζουμε διάφορα στον εαυτό μας, για να εμπνευστούμε, για να μας κάνουν να γελάσουμε. Και πολλές φορές ξεχνάμε να τα κατεβάσουμε – μένουν εκεί για μήνες. Το θέμα όμως δεν είναι αυτό, είναι ότι μας αποσπούν την προσοχή.Κατέβασε τα όλα, εκτός ίσως από μια ωραία εικόνα (λίγη τέχνη αν έχεις, είναι ότι πρέπει ή ένα κατάλληλο αυτοκόλλητο τοίχου από το sticky), και ίσως ένα ωραίο ημερολόγιο. Αν στον τοίχο έχεις κάποια ένδειξη που σου υπενθυμίζει να κάνεις κάτι για ένα στόχο σου ή μια συνήθεια σου, άφησε το πάνω. Έχω τυπώσει ένα μικρό χαρτί που γράφει “ΚΑΝΤΟ ΤΩΡΑ” με μεγάλα μπλε γράμματα και το έχω κολλήσει στην οθόνη μου, κάτω κάτω. Είναι κάτι που μου αποσπά την προσοχή, σίγουρα, αλλά κάτι που με αποσπά από όλα τα άλλα που αποσπούν την προσοχή μου.
  • Συγκέντρωσε όλα τα χαρτιά σου. Έχεις χαρτιά παντού στο γραφείο σου? Μέχρι και στο πάτωμα? Συγκέντρωσε τα όλα αυτά σε ένα σωρό, και επεξεργάσου τα ένα ένα. Αυτό μπορεί να πάρει λίγη ώρα αν έχεις πολλά χαρτιά, αλλά πίστεψε με, αξίζει να χαλάσεις αυτό το χρόνο. Τα περισσότερα από αυτά τα χαρτιά μπορούν να ανακυκλωθούν, και όσα είναι σημαντικά πρέπει να αρχειοθετηθούν: Να μπουν στο ημερολόγιο σου οι σημαντικές ημερομηνίες και οι σημαντικές ενέργειες να μπουν στις λίστες με τα πράγματα που έχεις να κάνεις. Αρχειοθέτησε τα χαρτιά αμέσως. Να είσαι αλύπητος με όσα δε σου χρειάζονται, πέταξε τα ή προώθησε τα στο “αρμόδιο τμήμα”. Ξεκίνα από το πρώτο χαρτί πάνω πάνω και προχώρα προς τα κάτω. Παίρνε ένα τη φορά, αποφάσισε πως θα το τακτοποιήσεις, και κάντο γρήγορα. Μην το βάζεις πίσω για να αποφασίσεις αργότερα. Μην κάνεις διάφορες στοίβες. Κάντα όλα, ένα τη φορά, αλλά αμέσως.
  • Επεξεργάσου τα μπιχλιμπίδια. Έχεις ένα σωρό μικρά πραγματάκια στο γραφείο σου? Φωτογραφίες, συμπαθητικά ζωάκια, μπωλάκια με καραμέλες, μολυβοθήκες, σουβενίρ με αστείες ατάκες? Ξεφορτώσου τα όλα εκτός από μια δυο φωτογραφίες. Στυλό, συνδετήρες και τέτοια, μπορούν να μπουν σε ένα συρτάρι, νοικοκυρεμένα σε μια από αυτές τις θήκες για συρτάρια. Τα περισσότερα από τα υπόλοιπα πράγματα μπορούν να πεταχθούν ή να αρχειοθετηθούν όπως πρέπει. Αυτά τα πράγματα σου αποσπούν ξεκάθαρα την προσοχή.Βρες άλλες θέσεις για πράγματα. Αν υπάρχουν πράγματα στο οπτικό σου πεδίο, και τα χρειάζεσαι, βρες ένα μέρος εκτός οπτικού πεδίου γι’ αυτά. Πραγματικά, δεν υπάρχει τίποτα που να πρέπει να είναι πάνω στο γραφείο σου (πέρα από ένα τρέι ή φάκελο για ότι νέα εισερχόμενα σου έρχονται και τον ηλεκτρονικό σου εξοπλισμό όπως το τηλέφωνο και τον υπολογιστή σου). Όλα τα άλλα μπορούν να μπουν σε συρτάρι. Ποιο είναι το κλειδί: βρες μια θέση για το κάθε πράγμα, και πάντα να το βάζεις εκεί. Με αυτό τον τρόπο, θα είναι εύκολο να θυμάσαι που είναι όταν το χρειαστείς. Τα πράγματα που χρησιμοποιείς περισσότερο βάλτα σε συρτάρια κοντά σου.
  • Επεξεργάσου τον υπολογιστή σου. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν ένα desktop με αμέτρητα εικονίδια. Αυτό σου αποσπά την προσοχή, κι επίσης το κάνει δύσκολο να βρεις κάτι συγκεκριμένο. Στο φάκελο “Τα έγγραφα μου”, δημιούργησα 5 φακέλους: 1. Εισερχόμενα, 2. Ενέργειες, 3. Ιδέες για τη συνέχεια, 4. Τωρινά projects, και 5. Αρχείο. Κατεβάζω τα πάντα στα Εισερχόμενα, και προσπαθώ να τα ξεκαθαρίζω καθημερινά. Δουλεύω κυρίως στο φάκελο 2, τις Ενέργειες. Πράγματα που πρέπει να σκεφτώ ή να διαβάσω αργότερα πηγαίνουν στον τρίτο φάκελο, τις ιδέες για τη συνέχεια. Τα άλλα δύο εξηγούν τι κάνουν από μόνα τους. Λοιπόν, πάρε οτιδήποτε είναι στο desktop σου και αρχειοθέτησε το. Και βάλε μια γαλήνια εικόνα στο desktop (εγώ έχω την εικόνα ενός ζεν κήπου).  Άλλη μια συμβουλή: μην έχεις ανοιχτά ένα μάτσο προγράμματα ταυτόχρονα. Δούλευε σε ένα πράγμα τη φορά, και έχε ανοιχτά μόνο τα παράθυρα που χρειάζεσαι για να δουλέψεις αυτό το ένα πράγμα.
  • Επεξεργάσου τα συρτάρια σου. Πιάσε τα συρτάρια σου, ένα τη φορά, πετώντας ότι άχρηστο και κρατώντας μόνο ότι σου χρειάζεται. Οργάνωσε το, έχε μια θέση για τα πάντα, και σιγουρέψου ότι πάντα βάζεις κάθε πράγμα στη θέση του.
  • Επεξεργάσου το σύστημα σου για την αρχειοθέτηση. Αρχειοθετείς συχνά τα χαρτιά σου? Μπορείς να βρεις οποιαδήποτε στιγμή αυτό που θέλεις, αμέσως? Αν ναι, τότε είσαι μπροστά. Αν όχι, δημιούργησε ένα εύχρηστο σύστημα αρχειοθέτησης. Κάντο απλό, χωρισμένο σε ενότητες, από το Α ως το Ω. Φρόντισε να έχεις εύκαιρες αρκετές διαφάνειες και ετικέτες, για να μπορείς να κάνεις μια καινούρια ενότητα αμέσως μόλις το χρειαστείς. Μην έχεις στοίβα “Προς αρχειοθέτηση” – απλά βάζε το καθένα στο αρχείο αμέσως!  Το συρτάρι (ή τα συρτάρια) με το αρχείο σου θα πρέπει να είναι δίπλα σου, άρα δεν υπάρχει λόγος να μην αρχειοθετήσεις κάτι αμέσως ή να μη μπορείς εύκολα να βγάλεις το φάκελο σου αν τον χρειαστείς.
  • Μην πας να αγοράσεις ένα σωρό πράγματα. Αν είναι να αγοράσεις ένα πακέτο διαφάνειες και λίγες ετικέτες, είμαστε εντάξει. Όχι όμως να πας να ξεσπάσεις σε όλο τον εξοπλισμό γραφείου απλά για να απλοποιήσεις το χώρο εργασίας σου. Θυμήσου, εδώ επεξεργαζόμαστε, δεν κάνουμε ολική ανακατασκευή!

Αν κάνεις όλα τα παραπάνω, θα πρέπει τώρα να έχεις ένα όμορφο και απλό χώρο εργασίας. Αν δεν μπορείς να τα κάνεις όλα μεμιάς, δεν υπάρχει πρόβλημα – προγραμμάτισε τα σε δόσεις, μία ώρα τη φορά για τις επόμενες 2-3 μέρες, και λογικά θα είσαι έτοιμος. Όταν τελειώσεις, κάθισε πίσω, κοίτα γύρω σου, και απόλαυσε το! Θα πρέπει να είναι τεράστια ευχαρίστηση. Τώρα, κράτησε το έτσι!

Δείτε επίσης: