Χρησιμοποιώ αποκλειστικά το Gmail για τα e-mails μου, και εκεί μαζεύεται ένα μεγάλο μέρος κι από τις δύο δουλειές που κάνω. Παίρνω πολλά e-mails την ώρα, και είμαι αρκετά γρήγορος στο να τα απαντώ.

Ωστόσο, ο φάκελος των εισερχόμενων μηνυμάτων μου στο Gmail είναι πάντα άδειος.

Μου δίνει ένα Ζεν συναίσθημα το να έχω άδειο το φάκελο των εισερχομένων, ένα αίσθημα γαλήνης, ηρεμίας, ευχαρίστησης. Το συνιστώ ανεπιφύλακτα σε όλους. Δεν ήμουν πάντα έτσι – στο παρελθόν είχα πολλά e-mails στο φάκελο των εισερχομένων μου. Έμεναν εκεί, κάποιες φορές αδιάβαστα, κάποιες φορές απλά να περιμένουν να κάνω κάποια ενέργεια, κάποιες φορές να περιμένουν να αρχειοθετηθούν, και άλλες φορές απλά να περιμένουν επειδή όλο ανέβαλλα να ασχοληθώ με αυτά. Είχα επίσης πολλούς φακέλους για να αρχειοθετώ τα e-mails μου, έτσι ώστε να μπορώ να τα βρω όταν τα χρειαζόμουν. Κάποιες φορές μου έπαιρνε αρκετό χρόνο να τα αρχειοθετήσω, κι έτσι το ανέβαλλα κι αυτό. Και δεν ήμουν μόνο εγώ – πολλοί γνωστοί μου ήταν και είναι στην ίδια κατάσταση.

Ένα σύστημα όμως για το πώς να φέρεις τα πράγματα εις πέρας, το GTD (Get Things Done), καθώς και κάποια άλλα παρόμοια συστήματα, με βοήθησαν να αλλάξω την παραπάνω κατάσταση και να έχω καθαρό τον φάκελο των εισερχομένων μου σταθερά για πάνω από ένα χρόνο.

Να τα απλά βήματα για να πετύχεις ένα Ζεν e-mail:

1. Μην ελέγχεις το e–mail σου πριν από οτιδήποτε άλλο το πρωί, και μην το έχεις συνέχεια ανοιχτό. Αυτή είναι μία συμβουλή που δίνουν πολλά blogs, άρα δεν έχουμε κάτι καινούριο εδώ. Όταν το πρώτο πράγμα που κάνεις το πρωί είναι να ελέγξεις το e-mail σου, κολλάς σε αυτό για κάμποση ώρα. Αντί γι’ αυτό, κάνε πρώτα το πιο σημαντικό πράγμα της ημέρας, ή αυτό που αναβάλλεις περισσότερο. Μετά, έλεγξε το e-mail σου. Ακόμη καλύτερα, κάνε 2 ή 3 πράγματα πρώτα. Επίσης, αν ελέγχεις το e-mail σου συνεχώς κατά τη διάρκεια της ημέρας, ή σε ειδοποιεί κάθε φορά που έρχεται ένα νέο e-mail, θα σου αποσπά συνέχεια την προσοχή και δε θα μπορείς να εστιάσεις στη δουλειά που πρέπει να κάνεις. Προσωπικά, το ελέγχω κάθε ώρα, μία φορά, αλλά εσύ μπορεί να έχεις διαφορετικές ανάγκες.

2. Όταν ελέγχεις το e–mail σου, διευθέτησέ όποιο νέο σου έχει έρθει, αμέσως. Πάρε μία απόφαση για το τι πρέπει να γίνει σε κάθε e-mail.

α. Είναι άχρηστο ή είναι από αυτά τα e–mails που προωθεί ο ένας στον άλλο? Σβήστο αμέσως.

β. Είναι κάποιο μεγάλο e–mail που πρέπει να διαβάσεις για να ενημερωθείς για κάτι? Βάλτο σε ένα φάκελο που να λέει “Διάβασέ με” ή εκτύπωσέ το για να το διαβάσεις στο δρόμο (για παράδειγμα, όσο περιμένεις στην ουρά για κάτι).

γ. Αν το e–mail απαιτεί κάποια ενέργεια, σημείωσε την ενέργεια αυτή στη λίστα σου με τα “Πρέπει να κάνω”, για να την κάνεις αργότερα. Σημείωσε επίσης να ελέγξεις το e-mail σου για πληροφορίες,αν χρειάζεται. Στη συνέχεια, βάλε το e-mail στο αρχείο σου. Μπορείς να το βρεις εύκολα όταν αργότερα έρθει η ώρα να κάνεις την ενέργεια αυτή.

δ. Αν μπορείς να το απαντήσεις σε 1-2 λεπτά, κάντο αμέσως. Μην το αναβάλλεις. Αν το αφήσεις να περιμένει, θα καταλήξεις με ένα σωρό εκκρεμότητες από e-mails που περιμένουν απάντησή σου και μπορεί να μην τα φέρεις βόλτα ποτέ. Εγώ απαντώ γρήγορα, με μια σύντομη σημείωση, και το στέλνω αμέσως. Άσε που με αυτό τον τρόπο, ο κόσμος ξέρει ότι είμαι από αυτούς που ανταποκρίνονται άμεσα, και ότι δε θα χρειαστεί να περιμένει μέρες για να διαβαστεί ή να απαντηθεί το e-mail που μου έστειλε.

ε. Αν χρειάζεται να παρακολουθήσεις την εξέλιξη του e–mail αργότερα, ή περιμένεις μία απάντηση, σημείωσέ το σε μία λίστα με τίτλο “Σε αναμονή”. Μην το αφήνεις απλά στο φάκελο των εισερχομένων σου για υπενθύμιση.

3. Έχω μόνο ένα φάκελο: Αρχείο. Όταν απαντώ σε ένα e-mail, ή τελειώνω να διαβάζω ένα άλλο που δε χρειάζεται απάντηση, ή κρατάω κάποια σημείωση για κάποιο άλλο στη λίστα με τα “Πρέπει να κάνω”, τότε το βάζω στο αρχείο μου. Τόσο απλά. Μπορείς αν θέλεις, να προσθέσεις ένα φάκελο “Διάβασέ με”, όπως ανέφερα παραπάνω. Εγώ δεν το κάνω – συνήθως εκτυπώνω τα μεγάλα e-mails για να τα διαβάσω αργότερα. Άλλοι έχουν φάκελο “Ενέργειες” ή φάκελο “Σε αναμονή”, αλλά κατά τη γνώμη μου αυτά είναι επιπλέον φάκελοι εισερχομένων (ή “κουβάδες” όπως τους αποκαλεί ο David Allen, συγγραφέας του GTD), τους οποίους πρέπει συνεχώς να ελέγχεις. Δε μου αρέσει να ελέγχω επιπλέον φακέλους. Έχω τις λίστες μου με τα “Πρέπει να κάνω” και τα “Σε αναμονή”, και μου αρκούν. Έτσι, απλά πατάω “Αρχείο” όταν θέλω να αναζητήσω ένα προηγούμενο e-mail και ευτυχώς η αναζήτηση στο Gmail είναι πολύ εύκολη. Ποτέ δεν είχα προβλήματα με αυτό το σύστημα.

Το Ζεν e–mail είναι τόσο εύκολο! Έλεγχε το e-mail σου ανά τακτά διαστήματα, κάνε αμέσως την ενέργεια που χρειάζεται κάθε e-mail (ή σημείωσέ το στη λίστα για να το κάνεις αργότερα) και βάζε το στο αρχείο.

Ουφ! Επιτέλους άδειος ο φάκελος των εισερχομένων!