Το να απλοποιήσεις τη ζωή σου ξεκινά με το να μειώσεις τη σαβούρα – φυσικά, συναισθηματικά και ψυχικά – αλλά δεν τελειώνει εκεί. Αν απλά μειώσεις τη σαβούρα, δε θα αργήσει να ξαναμαζευτεί, και να επιστρέψει για εκδίκηση. Για να κρατήσεις τα πράγματα απλοποιημένα, θα πρέπει να δημιουργήσεις ένα απλό σύστημα, και να το βάλεις στην καθημερινή σου ρουτίνα.

Μπορεί να έχεις ήδη κάποια συστήματα, αλλά μπορεί να μην είναι τα πιο καταπληκτικά. Για παράδειγμα, τι σύστημα έχεις για την αλληλογραφία? Να ένα σύστημα που μπορείς να το πεις ανεπαρκές: ελέγχεις την αλληλογραφία σου συχνά, και μετά την παρατάς στην πρώτη επιφάνεια που θα βρεις μπροστά σου, όπου θα στοιβαχθούν εκεί και όσα επόμενα έρθουν. Όταν τελικά βαρεθείς να βλέπεις αυτό το σωρό, αρχίζεις να ανοίγεις όλους τους φακέλους, όπου και διαπιστώνεις ότι κάποιοι λογαριασμοί έχουν ήδη λήξει. Μετά, αρχίζεις να αφήνεις τη νέα αλληλογραφία (τους κλειστούς φακέλους) σε μια στοίβα πάνω στο γραφείο σου ή τον πάγκο της κουζίνας, μαζί και τους λογαριασμούς που μόλις πλήρωσες, μαζί και άλλα έγγραφα που δεν έχεις διαχειριστεί ακόμα, να γεμίζουν ακόμα περισσότερο το σωρό μέχρι που τελικά θα τα πάρεις και θα τα παρατήσεις σε κάποιο κουτί ή κανένα συρτάρι.

Δεν το λες και το καλύτερο σύστημα. Μπορεί βέβαια το δικό σου να μην είναι τόσο χάλια, αλλά πολλοί είναι εκείνοι που τα έχουν χαμένα με την αλληλογραφία τους και γενικά όλα εκείνα τα χαρτιά που μπαίνουν στο σπίτι. Πάμε να δούμε ένα άλλο σύστημα που θα τα κρατήσει οργανωμένα και χωρίς σαβούρα.

Μπορείς να φτιάξεις ένα σύστημα με τον τρόπο που θα λειτουργεί καλύτερα για σένα. Παρακάτω θα δεις τι προτείνω η ίδια:

  1. Δημιούργησε ένα “κέντρο αλληλογραφίας” στο σπίτι σου όπου θα διαχειρίζεσαι την αλληλογραφία και όλη τη χαρτούρα. Αυτό θα συμπεριλαμβάνει ένα φάκελο ή ένα κλασέρ ή ένα κουτί για όλα τα εισερχόμενα, ένα καλαθάκι για τα άχρηστα (το πιο σημαντικό εργαλείο για κάποιον που απλοποιεί!), ένα μικρό σύστημα αρχειοθέτησης (ένα ντοσιέ με λίγες πλαστικές διαφάνειες είναι μια χαρά), και μια θήκη ή κάτι τέτοιο που θα κρατάς εκεί λίγους φακέλους, στυλό, συνδετήρες και άλλα τέτοια εργαλεία που μπορεί να χρειάζεσαι.
  2. Εισερχόμενα. Όλη η εισερχόμενη αλληλογραφία, είτε είναι λογαριασμοί, είτε χαρτιά του σχολείου, είτε οποιοδήποτε άλλο χαρτί έρχεται στο σπίτι, πηγαίνει κατευθείαν στο φάκελο (ή κουτί ή κλασέρ) των εισερχομένων σου. Προσωπικά, πήρα μια κάθετη θήκη περιοδικών γι’ αυτή τη δουλειά, για να μη μου πιάνει πολύ χώρο. Μην παρατάς ότι έρχεται στον πάγκο ή το τραπέζι της κουζίνας, ούτε στο γραφείο. Βάλτα σε μια συγκεκριμένη θέση μόνο: το φάκελο των εισερχομένων. Το καλύτερο είναι να ανοίξεις αμέσως τους φακέλους, να βάλεις στα εισερχόμενα σου μόνο όσα είναι χρήσιμα και να πετάξεις κατευθείαν ότι διαφημιστικά και άλλα δε χρειάζεσαι. Αλλά ακόμα κι αν δεν κάνεις αυτό το ξεκαθάρισμα επιτόπου, βάλε τουλάχιστον όλη την αλληλογραφία μέσα στο φάκελο των εισερχομένων.
  3. Επεξεργασία. Μια φορά τη μέρα (ή μια τη βδομάδα αν προτιμάς), επεξεργάσου όλα όσα βρίσκονται στο φάκελο των εισερχομένων. Ξεκίνα με το πρώτο και κάνε ότι είναι να κάνεις με αυτό, πριν προχωρήσεις παρακάτω. Οι επιλογές σου είναι: α) το πετάς, β) το αρχειοθετείς, γ) κάνεις κάτι αμέσως (αν χρειάζεται μόνο 1-2 λεπτά) και μετά το πετάς ή το αρχειοθετείς, ή δ) το γράφεις στη λίστα με τις δουλειές που πρέπει να κάνεις. Μην αναβάλεις ποτέ την απόφαση για ένα χαρτί που έχεις μπροστά σου και μην το βάζεις πάλι πίσω χωρίς να κάνεις ότι είναι να κάνεις – πάρε μια απόφαση και τακτοποίησε το καταλλήλως, και μετά προχώρα στο επόμενο, μέχρι ο φάκελος των εισερχομένων να αδειάσει.
  4. Πλήρωσε τους λογαριασμούς αμέσως. Όσο επεξεργάζεσαι την αλληλογραφία και τα υπόλοιπα χαρτιά, μπορείς να βάλεις όλους τους λογαριασμούς σε ένα φάκελο για να τους πληρώσεις μια συγκεκριμένη ημερομηνία (μπορεί να έχεις δυο μέρες το μήνα για παράδειγμα που θα πληρώνεις τους λογαρισμούς σου). Μια άλλη εναλλακτική που προσωπικά προτιμώ, είναι η πληρωμή των λογαριασμών αμέσως μόλις τελειώσει η επεξεργασία των εισερχομένων. Προτιμώ να τους πληρώνω μέσω Internet και να ξεμπερδεύω επιτόπου. Με αυτό τον τρόπο οι λογαριασμοί βγαίνουν από τη μέση και το κυριότερο, από το μυαλό μας.
  5. Ότι χρειάζεται, γράψτο στο ημερολόγιο σου ή τη λίστα με τις δουλειές που έχεις να κάνεις. Δουλειές ή ραντεβού ή άλλα σχέδια που προκύπτουν από τα χαρτιά που επεξεργάζεσαι, πρόσθεσε τα αμέσως στη λίστα με τα πράγματα που πρέπει να κάνεις και στο ημερολόγιο σου. Μπορείς να βάζεις στο ημερολόγιο και όλα εκείνα που αφορούν δραστηριότητες των παιδιών σου, εκδηλώσεις στο σχολείο, αγώνες ποδοσφαίρου ή ότι σπορ κάνουν, και μετά απλά αρχειοθέτησε τα σε ένα φάκελο με όνομα “σχολικά” έτσι ώστε να μπορείς να ξαναρίξεις μια ματιά αν χρειαστεί μετά από μέρες.
  6. Αρχειοθέτησε τα αμέσως. Μόλις πληρώσεις ένα λογαριασμό ή κάνεις την ενέργεια που χρειάζεται το χαρτί που έχεις στα χέρια σου κάθε φορά, αρχειοθέτησε το αμέσως (εκτός αν είναι για πέταμα). Μην το αφήνεις να κάθεται στον πάγκο, ή να μαζεύεται μαζί με άλλα λέγοντας ότι θα τα αρχειοθετήσεις αργότερα, και μην το ξαναβάζεις πίσω στα εισερχόμενα. Αρχειοθέτησε το αμέσως. Φτιάξε ένα απλό σύστημα αρχειοθέτησης σε ένα ντοσιέ με πλαστικές διαφάνειες, γράφοντας μια ετικέτα για την κάθε κατηγορία και ακόμα καλύτερα βάζοντας τα σε αλφαβητική σειρά για να βρίσκεις εύκολα αυτό που θέλεις. Έχε πάντα λίγες παραπάνω πλαστικές διαφάνειες διαθέσιμες για να φτιάξεις γρήγορα μια καινούρια κατηγορία όταν χρειαστεί. Το κλειδί για την αρχειοθέτηση είναι να την κάνεις αμέσως και να μην την αφήνεις να μαζεύεται.

Αυτό ήταν. Χαρτιά τώρα δεν πρέπει να υπάρχουν πουθενά αλλού πέρα από το φάκελο των εισερχομένων σου ή το σύστημα αρχειοθέτησης. Είναι απλό και αποτελεσματικό. Η επιτυχία θα έρθει όταν το κάνεις συνήθεια. Όταν γίνει μια από τις ρουτίνες σου. Μπορείς αν θέλεις να ορίσεις συγκεκριμένα διαστήματα της μέρας ή της βδομάδας που θα επεξεργάζεσαι τα εισερχόμενα και θα πληρώνεις τους λογαριασμούς σου. Φτιάξε ένα απλό σύστημα σαν αυτό, και θα ελαχιστοποιηθεί η σαβούρα, το ίδιο και οι έννοιες σου.

 

Δείτε επίσης: