Μία φορά κι έναν καιρό, το γραφείο μου ήταν γεμάτο πράγματα, στοιβαγμένα το ένα πάνω στο άλλο. Πράγματα που ασχολούμουν εκείνο το διάστημα, σημειώματα, post it, αριθμούς τηλεφώνων, χαρτιά που περίμεναν αρχειοθέτηση, σωρούς από πράγματα που έπρεπε να ασχοληθώ αργότερα. Ήμουν πολύ απασχολημένος για να τα οργανώσω, και αν ποτέ όντως τα ξεκαθάριζα, ξαναμαζεύονταν πολύ σύντομα.

Τώρα είναι διαφορετικά. Αυτή την περίοδο, το γραφείο μου είναι πάντα καθαρό, πέρα από αυτό το ένα πράγμα που ασχολούμαι κάθε φορά, και ίσως ένα σημειωματάριο και ένα στυλό για να γράφω ότι προκύπτει – σημειώσεις, ιδέες ή πράγματα που πρέπει να κάνω. Είναι απελευθερωτικό αυτό το συναίσθημα… με ηρεμεί… μειώνει το στρες και το χάος… αδιαμφισβήτητα, κάνει πιο εύκολο το να βρω τα πράγματα που θέλω… και με κάνει πιο ικανό και παραγωγικό.

Πως έκανα αυτή τη μεταμόρφωση? Δεν μπορώ να πω ότι ήταν εύκολο – πάντως έχω βελτιωθεί με τα χρόνια, και τα βασικά βήματα αναφέρονται παρακάτω. Να θυμάσαι ότι το σημαντικό είναι ότι πρέπει να έχεις ένα σύστημα, και πρέπει να μάθεις τον εαυτό σου να το ακολουθεί. Αλλιώς, καθαρίζεις μεν το γραφείο σου, αλλά γίνεται και πάλι ακατάστατο.

Πολλά πράγματα που απαρτίζουν το τωρινό μου σύστημα τα έχω πάρει από το GTD (Get Things Done) του David Allen, ένα σύστημα για το πώς να φέρεις τα πράγματα εις πέρας. Προτείνω να το διαβάσεις, αν δεν το έχεις κάνει ήδη.

Να το σύστημα:

1. Πρώτα, μάζεψε ό,τι υπάρχει πάνω στο γραφείο σου και μέσα στα συρτάρια σου, και βάλτα όλα σε ένα μεγάλο σωρό. Βάλτα σε ένα καλάθι, ή αν δε χωράνε, μάζεψε τα δίπλα στο γραφείο σου. Από εδώ και στο εξής, ό,τι προκύπτει το βάζεις στο καλάθι σου, και το επεξεργάζεσαι σύμφωνα με τα παρακάτω.
2. Ξεκίνα να επεξεργάζεσαι αυτό το σωρό από την κορυφή προς τα κάτω. Μην κάνεις υποκατηγορίες, και μην βάζεις ούτε ένα χαρτάκι πίσω στο σωρό. Κάνε ό,τι είναι να κάνεις με αυτό το χαρτάκι, και μετά πήγαινε στο επόμενο του σωρού. Οι επιλογές είναι οι εξής: το πετάς, το αναθέτεις σε κάποιον άλλο, το αρχειοθετείς, το κάνεις τώρα, ή το βάζεις σε μία λίστα για να το κάνεις αργότερα. Με αυτή τη σειρά, κατά προτίμηση: κάντο, αν μπορεί να ολοκληρωθεί μέσα σε 2 λεπτά ή λιγότερο. Αν θέλει περισσότερο χρόνο, και δεν είναι για να το πετάξεις, ανέθεσε το σε άλλον ή αρχειοθέτησε το, ή αλλιώς βάλτο στη λίστα με αυτά που πρέπει να κάνεις αργότερα (θα πούμε περισσότερα για τη λίστα αυτή σε άλλο άρθρο).
3. Επανάλαβε αυτή τη διαδικασία μία φορά την ημέρα, για να μένει καθαρό το γραφείο σου. Το καλύτερο είναι να τα επεξεργαστείς και να τα τακτοποιήσεις στο τέλος της ημέρας, αλλά και ενδιάμεσα είναι μια χαρά. Άπαξ και επεξεργαστείς το σωρό σου, το γραφείο σου είναι καθαρό. Έχεις πετάξει ή αρχειοθετήσει ή έχεις βάλει το κάθε τι στη θέση του τέλος πάντων (όχι πάνω στο γραφείο σου ή στοιβαγμένο σε κανένα συρτάρι). Διατήρησέ το με αυτό τον τρόπο. Πρέπει να ακολουθείς το παραπάνω σύστημα: βάλτα όλα στο καλάθι με τα νεοεισερχόμενα προς ξεκαθάρισμα, μετά κάνε ό,τι πρέπει με κάθε χαρτί που υπάρχει μέσα στο καλάθι σου σύμφωνα με τα παραπάνω βήματα. Αν έχεις βάλει κάτι στη λίστα με τα “πρέπει να κάνω”, μπορείς να κρατήσεις το χαρτί που σχετίζεται με αυτό σε ένα φάκελο που θα ονομάσεις “Ενέργειες”. Αλλά πρέπει τακτικά (μία φορά την ημέρα ή την εβδομάδα), να ρίχνεις μια ματιά σε αυτό τον φάκελο για να διασφαλίσεις ότι όλα έχουν διεκπεραιωθεί.

Είναι τόσο απλό. Έχεις σημειώσει έναν αριθμό τηλεφώνου σε ένα post it? Μην το αφήνεις πάνω στο γραφείο σου. Καταχώρησέ το εκεί που κρατάς τις επαφές σου. Έχεις κάτι με το οποίο πρέπει να ασχοληθείς αργότερα? Μην κρατάς τα χαρτιά πάνω στο γραφείο σου. Γράψτο στη λίστα με τα “πρέπει να κάνω”, και βάλε τα χαρτιά στο φάκελο “Ενέργειες”. Αρχειοθέτησε, πέταξε, ή ανέθεσε σε άλλον όλα τα υπόλοιπα.

Το να αφήνεις πράγματα πάνω στο γραφείο σου σημαίνει αναβλητικότητα (το ξέρω, επειδή είμαι κι εγώ αναβλητικός κάποιες φορές). Αν το αναβάλλεις για αργότερα, σίγουρα θα μαζευτούν διάφορα πράγματα πάνω στο γραφείο σου. Κάνε ό,τι είναι να κάνεις άμεσα, πάρε μία απόφαση, πράξε.

Ό,τι έχω περιγράψει είναι καλό να το μάθεις σαν συνήθεια, αλλά χρειάζεται χρόνο. Κάποιες φορές θα σου ξεφύγει. Απλά υπενθύμισέ το στον εαυτό σου, και στη συνέχεια κάντο. Σύντομα θα είναι μία συνήθεια που δύσκολα θα χαλάσει. Και άκουσέ με, άπαξ και συνηθίσεις να είναι το γραφείο σου καθαρό, δε θα θέλεις να χαλάσεις αυτή τη συνήθεια.